Funkcje Gmaila, które ułatwią Twoją pracę

/
Potrzebujesz ok. 3 min. aby przeczytać ten wpis

Według badań pracownicy firm spędzają średnio do 28% swojego czasu pracy na przetwarzaniu poczty elektronicznej. Niewątpliwie ta czynność jest niezwykle ważna, ale spędzanie na niej nawet 13 godzin tygodniowo wydaje się mało efektywne. W tym artykule prezentujemy więc listę przydatnych funkcji Gmaila, które pozwolą zaoszczędzić czas i pracować wydajniej.

Stwórz szablon wiadomości

Funkcja „Szablon odpowiedzi” umożliwia uniknięcie ciągłego pisania tych samych maili. Jak aktywować funkcję?

  1. Przejdź w „Ustawienia” i kliknij przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”.
  2. Wejdź w zakładkę „Zaawansowane”.
  3. W sekcji „Szablony” wybierz opcję „Włącz”.
  4. Zapisz zmiany.

Aby utworzyć szablon, użyć go lub usunąć, musisz wybrać opcję „Więcej” podczas pisania maila i kliknąć element „Szablony” w menu, które się otworzy.

Zaplanuj wysyłkę

Dzięki jednej z funkcji możesz zaplanować wysyłkę wiadomości na określony dzień i godzinę. Jak to zrobić: po zakończeniu pisania wiadomości e-mail kliknij strzałkę obok przycisku „Wyślij”, wybierz opcję „Zaplanuj wysyłanie”, a następnie wprowadź żądaną datę i godzinę.

Ustaw automatyczne grupowanie wiadomości

Gmail ma przydatną funkcję dla tych, których skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona mailami. Użytkownicy mogą tworzyć automatyczne reguły sortowania wiadomości e-mail w folderach. Możesz przekierować listy adresowe, listy od określonych nadawców lub wiadomości na określone tematy do oddzielnych folderów.

Aby ustawić automatyczne sortowanie wiadomości:

  1. Otwórz wybranego maila;
  2. kliknij ikonę „Więcej” (trzy kropki) na pasku narzędzi, aby wyświetlić menu;
  3. wybierz „Filtruj podobne wiadomości e-mail”;
  4. ustaw kryteria, według których chcesz grupować wiadomości.

Możesz grupować wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub wiadomości e-mail na określony temat. Ponadto możesz sortować wiadomości, które zawierają określone słowa kluczowe lub odwrotnie – nie zawierają ich. Na koniec kliknij przycisk „Utwórz filtr”.

Utwórz listę rzeczy do zrobienia w skrzynce odbiorczej Gmail

Jeśli jak większość ludzi spędzasz dużo czasu na sortowaniu wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się, co w ogóle musisz zrobić, polecamy funkcję tworzenia listy zadań bezpośrednio w Gmailu. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest możliwość umieszczenia zadań z listy bezpośrednio w kalendarzu Google.

Blokuj wiadomości od określonego nadawcy

Niechciane maile to zmora produktywności! Wielu użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy, ale oprócz standardowego filtra spamu, można zablokować otrzymywanie wiadomości od określonego kontaktu. Funkcja dostępna jest w zakładce „Filtry i zablokowane adresy” w „Ustawieniach”.

Sortuj podobne wiadomości dzięki etykietom i kolorom

Funkcja etykiet („Ustawienia” -> „Etykiety”) pozwoli Ci zaoszczędzić czas i sprawia, że znajdowanie ważnych maili jest mniej frustrujące. Dodatkowo możesz też użyć kolorów, by wizualnie wyróżnić konkretne etykiety. Warto też zwrócić uwagę na prosty znacznik gwiazdki przy temacie wiadomości – tutaj również możesz ustawić kilka kolorów („Ustawienia” -> „Ogólne”).

Automatycznie wysyłaj wiadomości podczas nieobecności

Wydaje się to banalne, ale nadal wiele osób nie korzysta z tej możliwości. Tymczasem jest to prosta funkcja, która pomoże uniknąć wielu nieporozumień. Nadawcy od razu wiedzą, że jesteś nieobecny, a dzięki rozbudowanym opcjom możesz łatwo skonfigurować wygląd i treść takiej automatycznej odpowiedzi.

Zdj. główne: Solen Feyissa/unsplash.com

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Zaklęcie luksusu: niezapomniane doświadczenia podczas wakacji nad morzem z Deluxe Travel Club
/
Zaklęcie luksusu: niezapomniane doświadczenia podczas wakacji nad morzem z Deluxe Travel Club
Odkryj niezakłócone piękno wybrzeża i luksusowe doświadczenia, które oferuje Deluxe Travel Club podczas wakacji nad morzem. Przygotuj się na przygodę, która zmieni twoje standardy podróżowania.
Odkrywając tajniki procesorów: serce każdego komputera
/
Odkrywając tajniki procesorów: serce każdego komputera
Poznaj fascynujący świat procesorów komputerowych! Dowiedz się, jak działają i jaką rolę odgrywają w codziennym użytkowaniu sprzętu komputerowego.
Jak personalizowane butelki na wodę mogą zwiększyć rozpoznawalność Twojej marki?
/
Jak personalizowane butelki na wodę mogą zwiększyć rozpoznawalność Twojej marki?
Poznaj skuteczne sposoby na podniesienie rozpoznawalności Twojej marki za pomocą personalizowanych butelek na wodę. Dowiedz się, jak taki gadżet reklamowy może przyciągnąć nowych klientów i wzmacniać lojalność obecnych.