Funkcje Gmaila, które ułatwią Twoją pracę

Według badań pracownicy firm spędzają średnio do 28% swojego czasu pracy na przetwarzaniu poczty elektronicznej. Niewątpliwie ta czynność jest niezwykle ważna, ale spędzanie na niej nawet 13 godzin tygodniowo wydaje się mało efektywne. W tym artykule prezentujemy więc listę przydatnych funkcji Gmaila, które pozwolą zaoszczędzić czas i pracować wydajniej.

Stwórz szablon wiadomości

Funkcja „Szablon odpowiedzi” umożliwia uniknięcie ciągłego pisania tych samych maili. Jak aktywować funkcję?

1. Przejdź w „Ustawienia” i kliknij przycisk „Zobacz wszystkie ustawienia”.
2. Wejdź w zakładkę „Zaawansowane”.
3. W sekcji „Szablony” wybierz opcję „Włącz”.
4. Zapisz zmiany.

Aby utworzyć szablon, użyć go lub usunąć, musisz wybrać opcję „Więcej” podczas pisania maila i kliknąć element „Szablony” w menu, które się otworzy.

Zaplanuj wysyłkę

Dzięki jednej z funkcji możesz zaplanować wysyłkę wiadomości na określony dzień i godzinę. Jak to zrobić: po zakończeniu pisania wiadomości e-mail kliknij strzałkę obok przycisku „Wyślij”, wybierz opcję „Zaplanuj wysyłanie”, a następnie wprowadź żądaną datę i godzinę.

Ustaw automatyczne grupowanie wiadomości

Gmail ma przydatną funkcję dla tych, których skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona mailami. Użytkownicy mogą tworzyć automatyczne reguły sortowania wiadomości e-mail w folderach. Możesz przekierować listy adresowe, listy od określonych nadawców lub wiadomości na określone tematy do oddzielnych folderów.

Aby ustawić automatyczne sortowanie wiadomości:

1. Otwórz wybranego maila;
2. kliknij ikonę „Więcej” (trzy kropki) na pasku narzędzi, aby wyświetlić menu;
3. wybierz „Filtruj podobne wiadomości e-mail”;
4. ustaw kryteria, według których chcesz grupować wiadomości.

Możesz grupować wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub wiadomości e-mail na określony temat. Ponadto możesz sortować wiadomości, które zawierają określone słowa kluczowe lub odwrotnie – nie zawierają ich. Na koniec kliknij przycisk „Utwórz filtr”.

Utwórz listę rzeczy do zrobienia w skrzynce odbiorczej Gmail

Jeśli jak większość ludzi spędzasz dużo czasu na sortowaniu wiadomości e-mail, aby dowiedzieć się, co w ogóle musisz zrobić, polecamy funkcję tworzenia listy zadań bezpośrednio w Gmailu. Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest możliwość umieszczenia zadań z listy bezpośrednio w kalendarzu Google.

Blokuj wiadomości od określonego nadawcy

Niechciane maile to zmora produktywności! Wielu użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy, ale oprócz standardowego filtra spamu, można zablokować otrzymywanie wiadomości od określonego kontaktu. Funkcja dostępna jest w zakładce „Filtry i zablokowane adresy” w „Ustawieniach”.

Sortuj podobne wiadomości dzięki etykietom i kolorom

Funkcja etykiet („Ustawienia” -> „Etykiety”) pozwoli Ci zaoszczędzić czas i sprawia, że znajdowanie ważnych maili jest mniej frustrujące. Dodatkowo możesz też użyć kolorów, by wizualnie wyróżnić konkretne etykiety. Warto też zwrócić uwagę na prosty znacznik gwiazdki przy temacie wiadomości – tutaj również możesz ustawić kilka kolorów („Ustawienia” -> „Ogólne”).

Automatycznie wysyłaj wiadomości podczas nieobecności

Wydaje się to banalne, ale nadal wiele osób nie korzysta z tej możliwości. Tymczasem jest to prosta funkcja, która pomoże uniknąć wielu nieporozumień. Nadawcy od razu wiedzą, że jesteś nieobecny, a dzięki rozbudowanym opcjom możesz łatwo skonfigurować wygląd i treść takiej automatycznej odpowiedzi.

Zdj. główne: Solen Feyissa/unsplash.com